入居者の問い合わせを受け付け、対応まで進める。
入居者からの問い合わせを受け付け、定型回答や修繕の引き継ぎまで進めるAIシャイン。不足情報を聞き取り、案件として整理。担当者が受信箱から情報を集め直す負担を減らす活用提案です。
利用について相談するこんな課題ありませんか？
担当者の受信箱に、経緯が埋もれる。
電話、メール、チャットに情報が分かれ、担当者が休みだと状況が追えない。折り返しのたびに、物件や部屋、前回の説明を確認している。
現場の状態がわからず、手配が止まる。
「水が漏れる」という連絡だけでは、箇所も程度も不明。写真の所在や立ち会い希望も探し直す必要があり、手配に必要な情報がそろわない。
受け付けて、聞き取り、答えて、必要な担当へ。
入居者と物件を照合して案件を作成。写真や不足情報を聞き取り、確定した社内基準で回答できる相談は対応まで完結します。修繕は必要事項をそろえて担当へ渡し、例外や判断が必要な案件を人へつなぐ設計です。
- 連絡を物件・部屋にひもづけ、案件として受付
- 定型相談は、確定した共通基準で回答まで完結
- 修繕は不足情報を聞き取り、担当へ引き継ぐ
あなた：さくらハイツ203号室です。粗大ごみは、普通のごみ置き場に出せますか？
AIシャイン：この物件では出せません。登録済みの案内に沿って、自治体の申込方法と指定の搬出場所をご案内します。
あなた：わかりました。案内を確認できたので大丈夫です。
AIシャイン：ご案内が完了したため、この問い合わせを対応済みとして記録しました。
こんな変化が起きます。
受付から定型回答まで、その場で進む。
問い合わせを物件・部屋・相談にひもづけて記録。共通基準で答えられる内容は回答まで進め、未返信や担当不在の案件も取り残さない運用へ。
必要な情報がそろった案件を受け取る。
写真、症状、立ち会い希望などを入居者との対話で回収。修繕担当へ案件を引き継ぎ、現地で必要な確認や作業に取りかかりやすくします。
使い始める前に整えること
- 連絡先と物件情報をつなぐ
対象の連絡チャネルと入居者台帳を確認。AIシャインが物件・部屋への照合方法を整理し、特定できない連絡の確認手順を決めます。
- 既存の回答と手順を整理する
過去の対応記録やFAQから共通回答を抽出し、重複と矛盾を洗い出します。自動回答できる範囲と、緊急時や例外の引き継ぎ先を確定します。
- 受付から完了まで試す
定型相談と修繕相談を使い、回答、追加質問、担当への引き継ぎを確認。個人情報の閲覧範囲と、実際に完了を記録する条件も整えます。
あなた：過去の問い合わせとFAQがあります。毎回、回答の確認が必要ですか？
AIシャイン：一律には必要ありません。資料から回答案と手順を整理し、共通基準で回答まで完結できる範囲を決めます。
あなた：ごみ出しは自動回答、水漏れは必要事項を聞いて修繕担当へ。
AIシャイン：その区分で設定します。物件別の案内、緊急時の連絡先、修繕受付の必須項目を確認して試しましょう。
入居者対応から、日々の業務まで。
AIシャインで
現場の仕事をもっとスムーズに。
よくある質問
すべて担当者が返信を確認するのですか？
この提案では、確定した社内基準で答えられる定型相談は回答まで完結します。基準外の相談、本人を特定できない連絡、契約や費用負担などの判断は担当者へつなぎます。
写真だけで故障原因や緊急性を判断しますか？
写真と説明から受付情報を整理し、足りない内容を聞き取ります。見えない原因は断定せず、緊急時の基準に該当する相談や判断が難しい案件は決めた担当先へつなぎます。
AIシャインへのお問い合わせ
新人教育や現場での使い方について、お気軽にご相談ください。
本ページはAIシャインの活用提案です。掲載画像はAI生成で、会話と画面は架空の利用例です。提供機能・連携・運用条件は利用前にご確認ください。
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