事例1｜よくある問い合わせを分け、人が必要な電話へつなぐ
ファーストキャビンHDでは、フロントが一人の時間帯にチェックインや館内巡回を行うため、電話対応が負担になっていた。IVRyのAI自動応答やSMSを使い、よくある質問への案内と人が対応すべき用件を分けた。施設への道案内をSMSで送る運用や通話録音も活用。導入記事では、人が受ける電話が減り、聞き違いによる認識のずれも確かめやすくなったと紹介されている。
アトツギ経営者の方は、繰り返し受ける質問と人の判断が必要な用件を分け、案内方法を一つずつ見直してはいかがだろうか。
出典：ファーストキャビンHD／ AI 自動応答 ×SMS 送信でフロントのワンオペ負担を軽減！通話録音で認識のズレによるトラブルも解消【株式会社ファーストキャビン HD 】
https://ivry.jp/case/first-cabin/
事例2｜要約を確認し、対応の優先順位を決める
TAKUTO HOTELSでは、電話専任者がいないフロントで着信のたびに接客が中断されていた。IVRyの文字起こしやAI要約をメール通知で確認し、管理画面も見ながら緊急性を判断。急がない予約変更などは手が空いたときに折り返す運用にした。取材では、担当者が電話業務の2〜3割を自動化できたと感じていることや、接客に集中しやすくなったことが紹介されている。
アトツギ経営者の方も、すべての電話にその場で応じる以外の方法として、用件を残して優先順位を決める流れを試してはいかがだろうか。
出典：TAKUTO HOTELS／ AI 要約と多言語対応で電話業務の約 3 割を自動化！接客に集中できる環境を実現【株式会社TAKUTO HOTELS 】
https://ivry.jp/case/takuto-stay/
事例3｜多言語の問い合わせを、対応しやすい方法へつなぐ
白骨温泉のお宿つるやでは、繁忙期の電話対応に加え、外国語での問い合わせも負担だった。IVRyの多言語対応とSMSを活用し、英語の問い合わせにはメールアドレスを案内して、従業員がメールで返信する流れを整えた。取材では、人が対応する電話がおよそ半分になり、接客の時間を確保しやすくなったと報告されている。複雑な予約の相談などは人が対応している。
アトツギ経営者の方は、その場で答えるのが難しい問い合わせを取りこぼさず受けるために、電話からメールなどへつなぐ方法を検討してはいかがだろうか。
出典：白骨温泉 お宿つるや／ 多言語対応・ SMS 連携で電話応答の 50% を自動化！接客時間を創出し、おもてなし向上【白骨温泉 お宿つるや】
https://ivry.jp/case/oyado-tsuruya/
まとめ
3社に共通するのは、電話を単に減らすのではなく、用件に応じて自動で案内するもの、記録して折り返すもの、人が受けるものを分けたことだ。内容が残れば、電話を取った本人だけでなく、次の担当者も状況を確認して対応できる。AIで接客の時間をどう生み出せるか考えるアトツギ経営者の方は、まず電話の用件と混み合う時間帯を整理してはいかがだろうか。定型的な案内から試し、お客様が相談先にたどり着けるか、人へ引き継ぐ条件が明確かを確かめながら改善できる。