日報と顧問先の情報を結び付ける
アイエクシード税理士法人では、全員の日報を単一のExcelに記録し、開くだけで1～2分かかっていた。増員で管理が難しくなり、顧客情報の毎回の記入も負担だった。kintoneの日報アプリを顧問先マスタと連携し、試行しながら集計しやすい構造へ変更した。記事では、1か月で移行し、入力負担感が軽減するとともに、顧問先ごとの時間と報酬を比較できるようになったと報告されている。
アトツギ経営者が顧問先の担当を割り振るなら、件数だけでなく、実際にかかる作業時間も確認したい。業務と顧問先が結び付いた記録を基に、負担の偏りや報酬との釣り合いを担当者と話し合ってはどうか。
出典：アイエクシード税理士法人／ 「 kintone は失敗できるところがいい」トライアンドエラーを繰り返し短期間で業務改善を実現
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/iexceed.html
進捗と専門的な質問を共有する
税理士法人葵パートナーズでは、情報がチャットや表計算に分散し、担当者が抱える仕事や行き詰まりが周囲に見えにくかった。kintoneで顧客、社外スタッフ、スポット業務、FAQなどを管理した。記事では、全員が進捗を把握してフォローでき、専門的な質問もFAQによって他のメンバーが対応できるようになったと紹介されている。
アトツギ経営者は、問い合わせの経緯と回答を共有し、担当者が不在でも周囲がどこまで対応できるかを決めたい。個別判断が必要な相談に時間を使えるよう、繰り返す質問から共通の回答へ整理してはいかがだろうか。
出典：税理士法人葵パートナーズ／税理士法人 葵パートナーズ 導入事例
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/aoipartners.html
予定と実績を同じ一覧で更新する
税理士法人アクセスでは、従来のアプリは一覧から実績を入力できず更新が面倒で、予定もないため遅れを判別しにくかった。krewDataで予定を生成し、krewSheet Xrossで一覧入力と状態の色分けを行った。記事では、更新負担が減り、遅れや差戻し、注意が必要な案件を見ながら、予定と実績を共有できるようになったと報告されている。
アトツギ経営者が遅れを早く把握するには、実績の入力だけでなく、予定との差を見られる状態を整えたい。期限直前に確認するのではなく、遅れが見えた段階で応援や担当変更を相談する運用へ見直してはどうか。
出典：税理士法人アクセス／ 税理士業で kintone 活用！月次の予定を自動作成し進捗管理を一元化
https://www.comdec.jp/comdeclab/act-cess-01/
まとめ
3事例が示すのは、担当者の仕事を記録する目的を、管理者の確認だけで終わらせないということだ。顧問先ごとの負荷、対応の経緯、予定との差が分かれば、周囲が支援に入る判断をしやすい。AI・デジタル活用を考えるアトツギ経営者にとって、担当者が休むと止まる業務は優先して見直す対象だ。個別の専門判断に使う時間を守るため、必要な記録と周囲が引き継げる対応を合わせて整理してはどうか。