報告の形式と入力方法を整え、保護者へ届ける
You-学舎では、紙の指導報告書の作成と郵送が講師や社員の負担になり、送付が遅れていた。保護者からは、1か月後に遅刻や宿題の状況を知らされても遅いという声があった。塾管理システム「Comiru」を導入した後も、自由記述の負担やPCの順番待ちが生じたため、テンプレートを用意し、スマホからも入力できる運用に変えた。導入記事では、報告の作成と送付が円滑になり、管理者も移動先から授業記録を確認できるようになったと紹介されている。
アトツギ経営者の方は、報告を作る人と受け取る人の両方に目を向け、記録項目と入力方法を整理して、必要な情報を早く届ける運用を見直してはどうか。
出典：You-学舎／指導報告書の工数が大幅に改善されました
https://comiru.jp/case/20191007
講師と保護者のやりとりを、管理者も確認する
明利学舎では、講師によって保護者とのコミュニケーションに差があり、管理者がやりとりを把握しきれていなかった。年に数回の面談や電話だけでは、日々変わる生徒の状況について認識のズレも生じていた。Comiruを導入し、授業と宿題の内容を簡潔に記録したうえで、生徒と交わした約束や指導内容を個別コメントで伝える形式に整理した。塾長がやりとりを確認することで、トラブルの兆候を早く把握できるようになったと導入記事で報告されている。
アトツギ経営者の方は、保護者との約束や気になる変化を担当講師だけで抱え込まないよう、記録する内容と管理者が確認する場面を決めてはいかがだろうか。
出典：明利学舎／ Comiru であれば保護者コミュニケーションを早急に対応できる
https://comiru.jp/case/20190809
指導記録を、家庭との連携と次の授業につなぐ
名進研ホールディングスの個別指導部では、電話や紙を中心とする保護者連絡に、共有漏れや伝達の遅れがあった。Comiruで指導報告書の形式を決め、講師が入力し、責任者が確認・修正して翌日に保護者へ送る運用を徹底した。導入記事では、保護者から相談が届き、小さなSOSを次の授業に反映できるようになったと紹介されている。新しく担当する講師も過去の指導報告書を授業前に読み、生徒への理解を深められるようになったという。
アトツギ経営者の方は、報告を送って終わりにせず、家庭から届いた情報や過去の指導内容を次の担当講師も確認できるよう、授業前に記録を読む流れを取り入れてはどうか。
出典：名進研ホールディングス株式会社 個別指導部／ 保護者の信頼感 UP と連携強化が実現！名進研が叶えた“心の通う”個別指導 DX の形
https://comiru.co/case/example44/
まとめ
3つの事例に共通するのは、日々の指導や保護者対応を記録に残すことで、担当者以外にも経緯を伝えられるようになった点だ。記録の形式を整えるだけでなく、入力しやすい方法、確認する人、送るタイミングまで見直すことで、授業と家庭の間にあった伝達の遅れやズレに対応している。過去のやりとりを次の講師が読めることは、担当が変わっても生徒への支援を続けるうえで大切だ。
AIで仕事の引き継ぎをどう変えられるか考えるアトツギ経営者の方は、授業の様子や保護者との約束が、必要な人に届く形で残っているかを確かめてはいかがだろうか。まずは一つの教室で、何を記録し、誰が確認し、次の授業へどう渡すかをそろえるところから始めてみてほしい。