01 希望の転記を減らし、必要な人数を見えるようにする
株式会社INGSでは、LINEや口頭で集めた希望をExcelへ転記し、確定したシフトを勤怠システムへ入力し直す作業が負担だった。そこで「らくしふ」を導入し、LINEからの希望をシフトへ反映する仕組みと勤怠連携を整えた。曜日ごとの売上予測や人員配置のルールを基に、時間帯別の必要人数も登録。人員の過不足を見ながら、補充や教育への配置を判断できるようにした。導入記事で店長経験者は、従来2時間ほどかかったシフト作業が、早いときには1時間程度になったと説明している。
アトツギ経営者の方も、希望を集める方法に加え、店長が「この時間には何人必要」と判断しているルールを聞き取り、シフト表上で共有するところから試してはいかがだろうか。
出典：株式会社INGS／ 「らぁ麺はやし田」「 CONA 」の急成長を支える DX 。シフト作成を半減、労務入力をゼロにして「人」に向き合う時間を創出
https://rakushifu.jp/case/food-service/ingsinc/
02 人数だけでなく、持ち場や教育の予定まで組み込む
株式会社フレッシュネスでは、メールでの希望回収が十分に機能せず、スタッフへ直接確認していた。また、シフトでは人数をそろえていても、具体的な持ち場は店長が当日に決めていた。同社は「らくしふ」でLINEによる希望回収を行い、タスク機能を使ってレジ、ドリンク、清掃などの担当を事前に割り振るようにした。導入記事では、店長の回収負担が軽くなり、新人のトレーニングやバックヤード業務も計画段階で予定に組み込みやすくなったと報告されている。
アトツギ経営者の方は、シフトを出勤者の一覧として見るだけでなく、誰がどの持ち場を担い、いつ教える時間を取るかまで確認できる形へ見直してはどうか。
出典：株式会社フレッシュネス／「らくしふ」なくしてシフトは組めない。スタッフの配置を事前に計画できるようになり、業務スケジュールが立てやすくなった
https://rakushifu.jp/case/food-service/freshnessburger/
03 他店の状況を共有して、応援調整を進める
株式会社ワンダーテーブルの「よなよなビアワークス 恵比寿東口店」では、個人LINEで集めた希望をExcelに転記し、電話やLINEで他店への応援を調整していた。他店のシフトが完成するまで待つこともあり、作成は月2回、1回6〜8時間ほどかかっていたという。「らくしふ」導入後は、希望提出や未提出者への通知、店舗間の応援調整を見直した。取材に応じた支配人は、転記がなくなり、調整を含む時間が従来の半分程度で済むこともあると説明。確定したシフトをスタッフへ早く共有できるようになったという。
複数店舗を運営するアトツギ経営者の方は、応援を依頼するたびに個別連絡する流れを見直し、各店の空き状況と不足する時間帯を一緒に確認する運用を検討してはいかがだろうか。
出典：株式会社ワンダーテーブル／他社サービスでは解決できずにエクセル作成に戻っていたシフト管理。「らくしふ」導入後は工数が従来の半分に削減
https://rakushifu.jp/case/food-service/wondertable/
まとめ
3社の事例では、シフト管理のデジタル化によって、希望を集め直したり、別の表へ入力したり、他店へ状況を聞いたりする仕事が変わっている。その先で、必要人数や持ち場、教育の予定まで事前に考えられることも重要だ。シフトは単に人数を埋める表ではなく、店舗の仕事をどう進めるかを共有する計画になり得る。
AIでシフト管理をどう変えられるか考えるアトツギ経営者の方は、まず希望回収から確定までの流れを店長と確認してはどうか。転記や確認待ちが多い工程を一つ選び、人員配置の判断に必要な情報とともに整理するところから始めてはいかがだろうか。
希望を集めて、持ち場まで。
シフトの調整をチャットで進める。
