管理データをつなぎ、請求書をまとめて作る

ダイビルでは、管理するファイルが分かれ、帳簿を出すために同じデータを複数回入力する必要があった。同社は「@property」を基幹システムとし、会計システムやBIツールと連携。請求書も共通の書式でまとめて出力する運用に変えた。導入記事では、表紙と明細を別々に印刷していた請求書関連の作業が、約1時間から約20分に短縮されたと担当者が報告している。

アトツギ経営者の方も、請求書や帳簿に同じ数字を入力している箇所を洗い出し、どのデータを正本として連携させるかを見直してはいかがだろうか。

出典：ダイビル／ 自社開発システムからの切り替えで工数が約 1/3 に ペーパレス化と大幅なコスト削減にも成功

https://propertydbk.com/case/daibiru/

検針データを取り込み、電子請求へ引き継ぐ

銀泉のビル事業部門では、請求や支払いを紙で管理する手間に加え、検針データの手入力や東西の本社で異なる業務手順が課題だった。「@property」への切り替えとあわせて検針データの取り込みや業務の標準化を進め、作成したデータを電子請求書発行システムへ渡す体制を整えた。導入記事では、請求に関する作業が以前の約10日から約5日になったという担当者の実感が紹介されている。

アトツギ経営者の方は、検針から請求書の発行までに手入力や転記が残る場所を確かめ、入力形式と担当間の受け渡しを揃える取り組みから始めてはどうか。

出典：銀泉／請求まわりの工数が約半分に改善 法改正への対応とリモートワークも加速

https://propertydbk.com/case/ginsen/

契約情報を集約し、請求と未収の確認につなげる

近鉄不動産では、物件の契約情報を個別に管理し、契約に基づく請求額の算出も担当者ごとに進めていた。同社は「@property」に契約情報を集約し、自動で出力されるデータを請求業務に活用。入金管理に使っていたERPシステムとも連携した。導入記事では、請求業務が効率化され、同じシステムで未収を把握し、担当者の個別の技能に頼らず収支を報告できる体制になったと説明されている。

アトツギ経営者の方も、契約条件を変更した際に請求側へ確実に反映されるかを確認し、契約と請求を別々に直す運用を見直してはいかがだろうか。

出典：近鉄不動産／ 契約情報の一元化＆収支のタイムリーな把握が実現 今後は営業活動における @property の活用も

https://propertydbk.com/case/kintetsuhudosan/

まとめ

3社に共通するのは、請求書を速く作るために、その手前にある契約、検針、管理データの持ち方を変えたことだ。同じ情報を入力し直す工程を減らし、請求や入金の確認へつなげることで、担当者ごとの手順に頼る部分も見直せる。

AIで請求業務をどう変えられるか考えるアトツギ経営者の方は、一つの請求額がどの情報から作られているかをたどってはいかがだろうか。大規模なシステムの導入を前提にせず、まず重複入力を一つ減らし、元の情報を誰が更新するかを明確にするところから検討してはどうか。