01 発注方法と履歴をそろえ、担当者が休む日も引き継ぐ
有限会社ゑびやが運営する「ゑびや大食堂」では、仕入れ先によってFAX、電話、メールと発注方法が異なり、担当者は商品ごとの頼み先と手段を把握する必要があった。休暇の際には、仕入れを引き継ぐための手間がかかっていたという。2019年に「BtoBプラットフォーム 受発注」を導入し、画面から発注する方法へ変更。厨房で在庫を見ながらiPadを操作でき、メモを事務所へ持ち帰って用紙に書き直す作業もなくなった。導入記事では、引き継ぎが楽になり、履歴を確認して発注漏れや重複を防ぎやすくなったと説明されている。
アトツギ経営者の方も、担当者が休む日に必要な引き継ぎを洗い出し、取引先ごとの発注方法と直近の履歴を一緒に確認できる形へ整えてはどうか。
出典：有限会社ゑびや／ 店舗管理を IT 化して、従業員はサービスに集中。売上 4 倍・営業利益 10 倍、お客様満足度を高めます。
https://www.infomart.co.jp/case/0165.html
02 店舗ごとの仕入れ・棚卸情報を、本部でも確認する
株式会社Key tableでは、出店地域ごとに仕入れ先や商品がばらつき、細かな調味料の違いによる味のぶれが課題になっていた。納品書などを見て仕入れ額を手入力する作業にはミスもあり、本部の確認体制にも限界があった。同社は「BtoBプラットフォーム 受発注」を導入し、本部に管理担当を置いて、各エリアの責任者へ情報を共有。棚卸や報告にもシステムを活用した。導入記事では、商品名や価格を入力して2〜3時間かけていた棚卸フォーマットの作成負担が減り、責任者が本部のデータから在庫の多さなどを確認しやすくなったと報告されている。
アトツギ経営者の方は、店ごとに作成している仕入れ報告や棚卸表を持ち寄り、商品名・単価・在庫を同じ情報から確認できるよう見直してはいかがだろうか。
出典：株式会社Key table／全国にある店舗の発注作業をデジタル化し本部で一元管理。棚卸時間も劇的に削減しました。
https://www.infomart.co.jp/case/0209.html
03 仕入れの実態を把握し、原価のずれを確かめる
株式会社ISE広島育ちが運営する「お好み焼みっちゃん総本店」では、各店舗の仕入れ内容を本部が正確に把握できず、欠品や使い切れない量の発注が起きていた。「BtoBプラットフォーム 受発注」の導入により、どの店が何を、いくらで、どれだけ買ったかを確認できるようにした。さらに「メニューPlus」で最新の仕入れ価格を原価計算へ反映し、ばらばらだったレシピも本部で整理。導入記事では、大規模な仕入れミスがなくなり、理論原価と実原価を突き合わせてロスの原因を早期に見つけ、対策を取れるようになったと説明されている。
アトツギ経営者の方も、仕入れ額の合計だけでなく、商品の単価や数量、レシピ上の使用量までたどり、原価のずれがどこで生じているかを現場と確かめてはどうか。
出典：株式会社ISE広島育ち／原価の自動算出で利益率が向上！従業員の待遇を改善し、直近数年で離職率ほぼゼロを継続。
https://www.infomart.co.jp/order/case/000423.html
まとめ
3社に共通する変化は、発注を送るだけで終わらせず、誰が見ても仕入れの経緯をたどれるようにしたことだ。頼み先と履歴が分かれば担当交代を進めやすくなり、単価や数量まで共有できれば、在庫や原価の確認にもつながる。担当者の経験を生かしながら、ほかの人も同じ情報を見て確かめられることに意味がある。
AIで発注や原価確認をどう変えられるか考えるアトツギ経営者の方は、まず一つの仕入れ先を選び、発注から納品、棚卸まで情報がどこに残るかを確認してはいかがだろうか。休暇時の引き継ぎや数字の確認で探している情報を明らかにし、その情報を関係者と共有するところから始めてはどうか。
在庫はひとつに。
発注は、いつもの相手へ自動で。
